I en tid när begrepp som digitalisering och automatisering genomsyrar vårt samhälle kan definitionen av digitaliseringen ofta förknippas med större insatser och ett övermäktigt arbete. Arbete som kan kännas ouppnåeligt för många företag, stora såväl som mindre organisationer. Det är inte en obefogad föreställning, för flera projekt ser ut just så, men i många fall är det också de mindre ingreppen som tillsammans skapar en automatiserad och pålitlig process.
Effektiv digitalisering
Att vi just nu går mot en allt mer digital framtid och att företag strävar efter att med hjälp av innovativa lösningar gå från analogt till en digital presentation av information är helt riktigt. Allt fler företag börjar använda sig av teknologiska processer som gör att vi med hjälp av teknik förbättrar och effektiviserar våra verksamheter. Genom att integrera digitala tekniker för företagsprocesser med syfte om att förbättra dem, ökar man också produktiviteten och användarupplevelsen. Digitaliseringen handlar om att använda teknik för att förnya, förbättra och förenkla.
Vissa uppdrag vi gör är av omfattande karaktär, med flera system och funktioner som knyts samman. Men det finns också exempel på mindre punktinsatser som bidrar till bra förändringar. Ett sådant case har vi nu genomfört tillsammans med företaget Glaj som långsiktigt strävar efter en allt mer digital framtid inom företaget.
Digitalisering av checklistor
Glaj arbetar till stor del med underhåll av maskiner för tvättstugor, medicinteknik och storkök. Deras kunder är i hög grad beroende av att den utrustning de använder fungerar obehindrat. För att säkerställa kvaliteten på den service som Glajs tekniker utför, används checklistor för olika maskiner och åtgärder. Tidigare har teknikerna fyllt i en utskriven checklista som sedan lämnats över till en administratör som hanterat ärendet och lagt in dem manuellt i ärendehanteringssystemet. Nu har vi istället skapat digitala checklistor som teknikern enkelt kommer åt på plats via sin surfplatta. Genom checklistan väljer de vilken typ av maskin underhållet berör, därefter anpassas listan utefter den valda maskinen. Här finns även möjligheten till att bifoga bilder, vilket underlättar dokumentationen vid maskinfel.
Efter slutförd service samlas datan i en och samma PDF som sedan automatiskt laddas upp i Lime Field, ärendehanteringssystemet som Jesper integrerat mot checklistan. I Lime Field hamnar automatiskt checklistan under respektive ärende och kund, vilket även underlättar den administrativa bördan.
Fördelar med digitaliseringen av checklistor
Digitaliseringen av checklistan har medfört flera olika fördelar, vissa uppenbara såsom att det underlättar teknikerns arbete, samt att Glaj nu enkelt kan justera och förändra checklistornas innehåll, men även att man frigjort mycket administrativt arbete. Digitaliseringen har även gjort att Glaj nu enkelt kan gå tillbaka i Lime Field för att se tidigare ärenden samt vilken typ av service teknikern utfört. Kunden får nu även checklistan direkt i kundportalen utan administrativ fördröjning. De mindre uppenbara fördelarna är att man med hjälp av digitaliseringen ökar spårbarheten, detta genom att man tydligare ser tider och övrig information som rör checklistan. Men även att vi i ett startskede valt att bygga ett grundsystem som gör att vi med tiden kommer kunna bygga vidare och applicera flera verksamhetsområden utefter behov och efterfrågan.
I framtiden finns ambitioner att vidareutveckla systemet och bygga på med QR-koder för varje enskild maskin. Vilket även kommer underlätta processen för kunden då de enkelt scannar QR-koden och därefter skickas vidare till Glajs hemsida och fyller i ett formulär för felanmälan. Förinställd information som exempelvis objekt-ID kommer då följa med in i formuläret.
Digitaliseringen är en del i en teknologisk process som med hjälp av teknik förbättrar och effektiviserar verksamheten. Intresserad av hur ditt företag kan applicera digitala lösningar på redan befintliga produkter? Kontakta oss så berättar vi mer.