Aqua Barn

I ett samhälle där tid är det värdefullaste vi har kan man vinna otroligt mycket genom att effektivisera interna processer. Oftast stirrar man sig blind på att ett bokningssystem ska vara värdefullt för slutkunden, men är man uppmärksam kan man också se hur det administrativa arbetet bakom kan förbättras. 

Hur Aqua Barn effektiviserade sitt planeringsarbete med ett bokningssystem

För att ett bokningssystem ska kunna hantera 11 olika anläggningar, över 15 000 kunder i en databas samt flertalet olika utbildare krävs ett system med många olika funktionaliteter som underlättar hanteringen av kursbokningar. Aqua Barn har de senaste 15 åren drivit simskola i Göteborg och arbetar oavbrutet med att bygga upp barnens kunskap och utveckling i takt med att barnen också blir äldre och får mer erfarenhet. Med en grundidé om att lärandet skall vara på barnets villkor, har också bokningssystemet anpassats med fokus på funktioner som underlättar barnens lärande. Däribland hanterar systemet även information om kunskapsnivå, utveckling och mognad, samt speciella behov och rädslor som är viktigt att ta hänsyn till.

Det nya bokningssystemet löste även två stora utmaningar som Aqua Barn tidigare stött på. Tidigare har Aqua Barn haft problem att boka in återsim för elever som antingen missat en lektion eller där en lektion blivit inställd. De har även haft problem med elever som inte återkommer för att gå ytterligare kurser. Idag underlättar bokningssystemet både hanteringen av återsim men också återanmälan på nya kurser. Eftersom de gärna ser att deras befintliga kunder är återkommande, har problemet lösts genom att i slutet av en kurs informera kunden om att det är dags att logga in och återanmäla sina deltagare till kurser som går nästa kursomgång. I systemet kan Aqua Barn då skicka ut information till specifika målgrupper, antingen via SMS eller e-post. Aqua Barn kan även snabbt och enkelt informera specifika grupper om exempelvis en kurs skulle ställas in.

Med hjälp av bokningssystemet har vi lyckats effektivisera Aqua Barns planeringsarbete. Systemet möjliggör bland annat att de nu kan arbeta med återanmälningar mer effektivt. Ett arbete som tidigare tog 3-4 arbetsdagar för fyra personer tar nu endast en dag för tre personer – vilket har frigjort 1200 timmar av administrativt arbete per år.

Fortsättningsvis kommer vi på Viström att drifta, uppdatera och vidareutveckla bokningssystemet i ett fortsatt nära samarbete med Aqua Barn!